Реферат
Тема:
Источники пополнения Архивного фонда Российской Федерации
Комплектование архива – это систематическое пополнение архива
документами Архивного фонда Российской Федерации.
Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда
Российской Федерации (комплектование архива) включает:
—  
определение
источников комплектования архива;
—  
определение
состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
—  
прием-передачу
архивных документов в архив.
Источник комплектования — юридическое или физическое лицо,
документы которого поступают или могут поступить на хранение в архив. Каждое
учреждение (предприятие, организация), в деятельности которого образуется
документальный фонд, можно рассматривать в качестве потенциального источника
комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими
документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между собой
учреждений в той или иной системе управления образуются документы с
повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может
найти свое отражение деятельность подведомственных учреждений. Это
обстоятельство создает возможность для исключения определенных категорий
учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.
Современное архивоведение к числу источников комплектования относит
учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются
документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное,
экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное
хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной
и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для
организаций и предприятий других форм собственности).
Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:
—  
принадлежности
документов к составу Архивного фонда РФ;
—  
соблюдения
прав собственности на документы;
—  
происхождения
и территориальной принадлежности документов;
—  
недробимости
фондов.
Сложность работы, связанной с пополнением архивных фондов новыми
документами, требует введения определенных процедур, соблюдение которых
позволяет архивам отобрать на хранение наиболее ценную документацию, а именно:
1) изучения учреждений и их документов (на предмет установления их
возможности выступать в качестве источника комплектования государственных
архивов или возможности исключить их из числа сдающих свои документы на
государственное хранение);
2)
оценки
возможности выборочного приема фондов и документов;
3)
определения
очередности в проведении экспертизы документов при передаче их в
государственные архивы.
В период существования Советского Союза Главным архивным
управлением СССР были составлены четыре списка учреждений, организаций и
предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные
архивы. В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые
происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе
государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение.
Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в
той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском
архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника
пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных
условиях.
Установлены нормы по включению учреждений, организаций, граждан в
списки источников комплектования и определены критерии, на основании которых
производится отнесение организаций к источникам комплектования. Государственные
органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников
комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и
граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда
Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в
списки источников комплектования архива на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на
основании критериев:
1) для организаций:
—  
функционально-целевого
назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные
функции, используется форма выборочного приема);
—  
полноты
отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других
организаций;
2) для граждан:
—  
вклад
гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
—  
его
роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
—  
родственные,
дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
—  
типичность
его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
—  
состав
и содержание собранных гражданином архивных документов.
Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все
учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций,
компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков
примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений
определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные
архивы.
Первая группа источников комплектования государственных архивов.
В ее состав входят:
—   центральные органы
законодательной власти и государственного управления Российской Федерации, а
также субъектов Российской Федерации;
—   органы суда и прокуратуры;
—   органы местного
самоуправления;
—   научные,
научно-исследовательские, проектно-конструкторские учреждения, государственные
промышленные, научно-производственные и производственные компании
(предприятия);
—   высшие учебные заведения,
отдельные издательства и редакции, наиболее крупные культурно-просветительные
учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии и др.), научно-технические
общества;
—   профсоюзные и другие
общественные организации и т. д.
Учреждения этой группы играют первостепенную роль в жизни
современного российского общества, их документы имеют большое научное и
народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы
поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством или
в исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.
Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на
постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных
или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием
способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся и архивных
фондах учреждения.
С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы
сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о
работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется
их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет
более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или
уничтожении.
Вторая группа источников комплектования государственных архивов.
Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых
документы принимаются выборочно. К этой группе относят:
—   некоторые учреждения
областного (республиканского) и даже федерального значения (некоторые управления
и комиссии, действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);
—   учреждения местного
значения (районного и городского подчинения): предприятия, средние
общеобразовательные и специальные учебные заведения, учреждения культуры
(концертные залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры,
санатории, курорты) и другие учреждения, предприятия и организации.
Отличительная черта этой группы — однородность учреждений по
функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и
научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их
на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений
нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы
выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов
однородных учреждений, или только определенные категории документов из всех
фондов однородных учреждений.
Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут
храниться документы большой научной ценности и народнохозяйственного значения,
не попадающие в вышестоящие учреждения. Такая документация должна быть выявлена
и своевременно взята па государственное хранение. Как правило, подобного рода
документы включаются в состав или объединенного архивного фонда, или в состав
архивной коллекции.
Третья группа источников комплектования государственных архивов.
Ее составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего
характера, являющиеся, как правило, низовыми в ведомственной системе и
выполняющие функции в узких, строго ограниченных территориальных границах.
Кроме того, их деятельность находит достаточно полное отражение в фонде
вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого учреждения могут быть
исключены из состава материалов, принимаемых на государственное хранение.
Определение учреждений, документы которых должны поступать в
государственные архивы, является одной из наиболее серьезных и ответственных
задач экспертизы. Экспертиза, проводимая путем сопоставления документов,
позволяет установить, в какой мере деятельность подведомственного учреждения
нашла свое отражение в фонде вышестоящего учреждения. Только после проведения
экспертизы может быть вынесено решение об исключении тех или иных материалов из
состава документов, принимаемых на государственное хранение, или о выборочном
их приеме.
Проведение экспертизы ценности документов, принимаемых в
выборочном порядке, усложняется тем, что предварительно необходимо установить
параметры, в соответствии с которыми будет осуществляться отбор, т.е.
установить критерии проведения выборочного приема фондов, количество
принимаемых фондов и ряд других. Экспертиза ценности документов проводится в
несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел;
б) при регистрации поступающих в учреждение документов;
в) при направлении документа в дело;
Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в
ведомственный архив после завершения их делопроизводством.
Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное
хранение.
Важным принципом отбора документов на хранение является принцип
историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к
раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов
предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют
другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.
При отборе фондов принимаются во внимание характеристики
учреждения, в соответствии с которыми определяется ценность его документального
фонда, а именно:
—   уровень производственной,
научной, учебной и другой работы учреждения, предприятия, организации;
—   стиль работы руководства
и предприятия в целом;
—   внедрение в деятельность учреждения
новых образцов техники, разработка и использование новых технологий;
—   специализация учреждения;
—   местонахождение
учреждения;
—   особые условия его
возникновения;
—   географическая среда и т.
д.
Таким образом, к учреждениям второй группы (от которых документы
принимаются выборочно) применяется дифференцированный подход. Одни учреждения
попадают в число источников комплектования и от них архивные фонды принимают на
хранение в полном объеме, от других могут приниматься только определенные
категории документов (из всех фондов или в силу полного отражения их информации
в фондах вышестоящих учреждений. Выборочный прием возможен только при условии
всестороннего изучения деятельности учреждений, ознакомления со специфическими
особенностями их работы и составом и содержанием их документации.
Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в
упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в
их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности
субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в
частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы,
музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров
между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии
наук и собственниками указанных документов.
Комплектование государственного архива документами
личного происхождения. Государственные архивы собирают документы писателей,
художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так
далее. В составе личного фонда на государственное хранение принимаются
следующие документы:
—   авторские рукописи, автобиографии,
дневники, записные книжки, воспоминания, биографические материалы, а также материалы
имущественно-хозяйственного характера;
—   служебная и личная переписка;
—   фотографии и другие изобразительные
документы;
—   материалы о фондообразователе и об
увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и
его произведениях, вырезки из газет и журналов);
—   материалы, подобранные фондообразователем
и отложившиеся в его личном архиве и др.
Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:
—   
от фондообразователей,
передающих архивы лично или по завещанию;
—   
от лиц, владеющих
архивом по праву наследования;
—   
от собирателей и
коллекционеров;
—   
из общественных
организаций (творческих союзов и так далее);
—   
из нотариальных контор
как выборочное имущество;
—   
от граждан,
проживающих за границей, из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара
или обмена копиями).
Комплектование архивными документами из-за рубежа.
Архив может комплектоваться архивными документами российского
происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской
Федерации, и/или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими
значение для России.
Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив
осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем
указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их
копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом
законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые
условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом
приема-передачи документов.
Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде
подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в
архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда
Российской Федерации и подлежат государственному учету.
Взаимодействие архива с источниками комплектования.
Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает
и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной
власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с
предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и
индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях
источников комплектования архива.
Кроме того, Архив принимает участие в проверках соблюдения
правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов в источниках комплектования архива, организуемых специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного
дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том
числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской
Федерации в сфере архивного дела.
Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях
формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с
делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его
комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и
практическую помощь, в том числе на договорной основе:
—  
в
организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
—  
по
отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их
к передаче на постоянное хранение;
—  
по
упорядочению документов по личному составу;
—  
по
ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на
временном хранении;
—  
по
подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам
делопроизводства и архивного дела;
—  
по
совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб
источников комплектования;
—  
в
повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
Списки источников комплектования архива составляются на основании
законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов)
— источников комплектования ведется с обязательным указанием фамилий, имен,
отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности
передачи их архивных документов в архив.
Архив вправе вести список возможных источников комплектования. В
архиве составляются и ведутся самостоятельные списки организаций — источников
комплектования научно-технической документацией, списки организаций —
источников комплектования аудиовизуальными документами. Уточнение и
переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере
необходимости.
Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования
архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и
деятельность, а также работу архива и организацию документов в
делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на
гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о
составе и содержании его архивных документов.
Список
использованной литературы
1.   
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04.
№125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006 г. № 202-ФЗ).
2.   
Приказ
Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ «Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от
18.01.07. — №19.
3.   
Архивоведение:
Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева,
Е.М.Бурова. Под общей ред. В.П.Козлова. — М.: Изд-во Профобразование, 2002. —
272 с.
4.   
Бахтеев,
Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и
архивное хранение документов. Учебное пособие / Ю.Д.Бахтеев, В.Ф.Захаров,
И.Н.Наумов. — Пенза: ПГУ, 2003. — 124 с.
5.   
Булюлина,
Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В.Булюлина. — Волгоград,
Издательство ВолГУ, 2003. — 96 с.
6.   
C:\Documents and
Settings\Администратор\Рабочий стол\Архивистика\image.aspТельчаров, А.Д.
Архивоведение. Конспект лекций / А.Д.Тельчаров. — Издательство: Приор-издат,
2004. — 160 с.
7.   
Чмыхало,
А.Ю. Архивное дело: Учебное пособие / А.Ю.Чмыхало. — Томск: изд-во ТПУ, 2005. —
135 с.