Регламент открытия,
разработки и реализации проектов развития в холдинге “ЛОГОС”
Введение
В соответствии с политикой Холдинга реализация предложений
в области организации развития и расширения бизнеса осуществляется в форме
проектов. Выполнение проекта осуществляется рабочей группой Проекта.
В целях повышения скоординированности действий по
реализации проектов развития Холдинга руководители проектов и директора по
развитию предприятий холдинга находятся в функциональном подчинении (по сфере
деятельности без прямого административного подчинения) руководителя управления
по проектам ООО“Логос- Центр”.
Ниже приведены основные этапы, которые необходимо
осуществить для открытия, разработки и реализации проекта.
1. Открытие Проекта
Конкретная идея развития того или иного направления
деятельности, создания нового продукта (услуги), развития новых направлений
деятельности, как в рамках конкретного предприятия группы, так и в рамках
Холдинга обсуждается автором идеи с руководством своего предприятия и подается
в виде Заявки произвольной формы:
в Секретариат Совета Директоров, где она регистрируется в
“Журнале заявок на открытие проекта”
в Управление по проектам “Логос — Центра”, где она
помещается в “Банк идей проектов развития Холдинга” (Приложение “.Банк идей
проектов развития Холдинга”)
Руководитель Управления по проектам ежемесячно
информирует Председателя Совета Директоров о состоянии “Банка идей проектов
развития Холдинга”. Председатель Совета Директоров по результатам анализа
имеющихся Заявок назначает дату и время обсуждения выдвинутой идеи проекта на
Совете Директоров. По результатам обсуждения идеи Советом Директоров
принимается решение об открытии конкретного проекта. Это решение оформляется в
виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Протокол об открытии
Проекта”) в котором указывается:
решение об открытии проекта
уровень Проекта (“Логос-Центр”, группа компаний ,
предприятие)
Руководитель Проекта
Дату открытия финансирования Проекта и источники
финансирования
Сроки разработки Концепции, проведения экспертизы и
представления материалов на рассмотрение в Совет Директоров
Список сотрудников, которые будут задействованы в
проведении экспертизы Концепции.
Начиная с данного момента, Исполнительный секретарь
Совета директоров помещает все Протоколы по проектам в “Архив документов
проекта” и предоставляет копии Протоколов Руководителю проекта, в Управление по
проектам и финансовое управление “Логос — Центра”
Руководитель Проекта, совместно с Управлением по
проектам, на основании перечня первоочередных задач по проекту осуществляет
формирование состава рабочей группы данного этапа проекта.
Порядок включения специалистов в рабочую группу проекта,
определение суммы оплаты и порядок оплаты их труда производится в соответствии
с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”.
Результатом является состав рабочей группы текущего этапа проекта.
табл.№1















№
Решаемая задача
Ф.И.О. (пред-е)
Начало
Оконч
Степень участия
Форма участия
Оплата


1
с_____
по___


2


3


4



Параллельно с вышеизложенной задачей Руководитель Проекта
совместно с Управлением по проектам ( везде далее для проектов уровней группы
компаний и каналов Управление по проектам осуществляет помощь Руководителям
проектов лишь в части методической поддержки) открывает Проект в Системе
управления проектами PROJECT (программный пакет MS Project) и осуществляет
следующие мероприятия:
Построение диаграммы хода работ (Gantt Chart в Системе
управления проектами PROJECT) на ближайшую перспективу с указанием длительности
работ и их взаимосвязи (например: разработка концепции проекта включает в себя
проведение маркетинговых исследований, анализ результатов и собственно
написание концепции)
Построение таблицы сводных данных о ресурсах (Resource
Sheet в Системе управления проектами PROJECT), которые необходимо задействовать
для решения вышеобозначенных задач
Построение таблицы загрузки ресурсов с разбивкой на работы
(Task Usage в Системе управления проектами PROJECT). Таблица содержит в себе
аккумулированную информацию для Управления по проектам и финансового управления
об использовании ресурсов на данном этапе проекта.
Вид вышеперечисленных таблиц Gantt Chart, Resource Sheet,
Task Usage с указанием информации, которая должна быть в них размещена,
представлен в Приложении “Система управления проектами “Открытие проекта””
По мере разработки и реализации проекта таблицы
актуализируются.
2. Разработка концепции проекта
Управление по проектам предоставляет Руководителю Проекта
необходимые для выполнения проекта документы: регламент открытия, разработки и
реализации Проекта, рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее
составления, (Приложение “Рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме
ее составления”) рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его
составления (Приложение “Рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и
форме его составления”), а так же предоставляет информацию о результатах и ходе
выполнения проектов- аналогов.
На всем протяжении проекта Управление по проектам
осуществляет методическую поддержку Руководителя Проекта.
Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по
содержанию Концепции …..” разрабатывает концепцию проекта, оформляет ее в виде
рабочего документа «Концепция проекта …..”.
Начиная с данного этапа порядок документооборота
следующий: оригинал документа с визами руководителя проекта и его линейного
руководителя предоставляется в Секретариат Совета Директоров, где он
регистрируется (электронная копия документа высылается в адрес Управления по
проектам). Исполнительный секретарь Совета Директоров под роспись передает
оригинал документа в Управление по проектам для организации подготовки
аналитической справки для Совета Директоров.
Управление по проектам совместно с экспертами организует
проведение анализа представленной концепции, по результатам которого
подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка
следующим моментам:
соответствие Концепции рассмотренной идее Проекта
перспективность и возможность реализации данной
Концепции,
сильные и слабые стороны Концепции,
угрозы, которые могут возникнуть при реализации данной
Концепции.
реальность предлагаемой стратегии действий, реальность
оценки конкурентной среды и потенциальных потребителей,
реалистичность схемы воплощения Проекта
предложения по составу рабочей группы разработки
плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)
Концепция проекта совместно с аналитической справкой
представляется в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по
проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует
Председателя Совета Директоров о готовности Концепции к рассмотрению Советом
Директоров.
По результатам обсуждения на Совете директоров
представленных материалов, принимается решение об утверждении Концепции. Это
решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение
“Об утверждении концепции Проекта”) в котором указывается:
решение об утверждении Концепции
сроки разработки плана-графика мероприятий выполнения
проекта
состав рабочей группы разработки плана-графика работ по
Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)
Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам
вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project
(таблицы Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Приложение “Система
управления проектами “Утверждение концепции”)
3. Разработка плана – графика мероприятий по выполнению
Проекта
Исходя их утвержденной концепции Проекта и используя
информацию о результатах и ходе выполнения проектов – аналогов Руководитель
проекта совместно с Управлением по проектам выполняют следующие мероприятия:
Декомпозиция целей — декомпозиция этапов проекта на более
мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного
контроля
Определение состава операций (работ) проекта —
составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов
проекта
Определение взаимосвязей операций — составление
технологических взаимосвязей между операциями
Оценка длительностей или объемов работ — оценка
количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для
завершения отдельных операций
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов)
проекта — определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть
использованы на работах проекта (располагаемые ресурсы Холдинга) и их
характеристик
Назначение ресурсов — определение ресурсов, необходимых
для выполнения отдельных операций проекта
Оценка стоимостей — определение составляющих стоимостей
операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и
назначения
Составление расписания выполнения работ — определение
последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и
распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом
наложенных ограничений и взаимосвязей
Оценка бюджета — приложение оценок стоимости к отдельным
компонентам проекта (этапам, фазам, срокам)
По результатам выполнения вышеперечисленных мероприятий
Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам разрабатывают
следующие документы:
Диаграмма хода работ по проекту ( Приложение “Диаграмма
хода работ по проекту”)
Таблица сводных данных о ресурсах (Приложение “Таблица
сводных данных о ресурсах ”)
Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы
(Приложение “Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы”
Примечание: формирование временно-стоимостной таблицы
задействованности специалистов в мероприятиях проекта, как и ранее,
производится в два этапа:
Формирование перечня необходимых специалистов и времени
их участия в проекте
Формирование персонального состава рабочей группы в
соответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее
финансирования”
Управление по проектам проводит экспертизу разработанных
документов на предмет непротиворечивости использования ресурсов другим проектам
Холдинга. Данное мероприятие осуществляется путем агрегирования данного проекта
в общую систему управления проектами Холдинга. В случае возникновения ресурсных
конфликтов осуществляет их разрешение путем корректировки сроков,
последовательности выполняемых работ либо другими способами, не нарушающими
общей логики выполнения Проекта. Далее Управление по проектам передает пакет
документов и экспертное заключение по нему через Секретариат в Совет
Директоров. Руководитель управления по проектам через Исполнительного секретаря
информирует Председателя Совета Директоров о готовности вышеперечисленных
документов к рассмотрению на Совете Директоров.
По результатам обсуждения на Совете Директоров
представленных материалов, принимается решение по следующим вопросам:
Сроки выполнения ключевых этапов проекта и сводная
таблица потребных ресурсов
Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении
экспертизы бизнес-плана Проекта.
Данное решение оформляется в виде Протокола заседания
Совета Директоров “Об утверждении плана-графика мероприятий по выполнению
Проекта”
В случае, когда имеется необходимость привлечения для
работы в проекте внешних специалистов, кадровая служба по решению Совета
Директоров обеспечивает подбор требуемого специалиста на основании
квалификационных требований, которые определяет руководитель Проекта.
Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам
вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project.
Данный план выполнения проекта принимается как базовый. Система управления
проектами переводится в режим сопровождения проекта, позволяющий отслеживать
сроки выполнения задач проекта и реальное использование ресурсов.
4. Разработка бизнес-плана
Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по
содержанию бизнес — плана …..” разрабатывает бизнес — план проекта, оформляет
его в виде документа «Бизнес — план проекта …..”, и предоставляет его в
Управление по проектам. Управление по проектам совместно с экспертами
организует проведение анализа бизнес – плана Проекта, по результатам которого
подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка
следующим моментам:
Реальность приведенных оценок по рынку и спросу на
предлагаемые услуги
Степень достоверности имеющихся предположений
Соответствие реальности роста объемов производства
(продаж)
Реальность сроков реализации проекта исходя из имеющихся
ресурсов
А так же содержатся предложения:
по порядку, срокам и форме представления отчетности о
ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в
финансовое управление.
Целесообразным критериям завершения проекта
Примечание: порядок, сроки и форма отчетности о ходе
выполнения проекта, а также критерий завершения проекта определяются спецификой
проекта и в каждом конкретном случае определяются индивидуально. Например, для
магазина целесообразно отразить (реальные и плановые):
Финансовый результат
Валовой доход
Оборот и его динамика
Средняя сумма на чек и его динамика
% выполнения плана
Ориентировочное содержание отчета о ходе выполнения
проекта представлено в приложении “Пример формы отчета о ходе выполнения
Проекта”
Бизнес – план Проекта совместно с аналитической справкой
представляются в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по
проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует
Председателя Совета Директоров о готовности бизнес — плана к рассмотрению
Советом Директоров. По результатам обсуждения на Совете директоров
представленных материалов, принимается решение об утверждении бизнес — плана.
Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров
(Приложение “Об утверждении бизнес-плана проекта ________”) в котором так же
указывается:
Порядок, сроки и форму представления отчетности о ходе
реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в
финансовое управление (Приложение №1 к протоколу “Об утверждении бизнес – плана
проекта”)
Критерий завершения проекта. Руководитель проекта
совместно с Управлением по проектам вносит информацию в соответствии с
утвержденным бизнес – планом проекта по использованию материальных и финансовых
ресурсов в Систему управления проектами Project
5. Реализация проекта
Руководитель Проекта обеспечивает предоставление
информации о ходе выполнения проекта (соблюдение плана – графика мероприятий по
реализации Проекта, соответствие реальных финансовых показателей финансовым
показателям бизнес – плана.) в адрес Управления по проектам в сроки и по форме,
представленной в Приложении № 1 к Решению Совета Директоров (“Об утверждении
бизнес-плана проекта ________”). Управление по проектам формализует
представленную информацию и аккумулирует ее в программном пакете управления проектами.
Руководитель Проекта ежемесячно (для уровня проекта Логос
— Центра – еженедельно) информирует Управление по проектам о ходе выполнения
Проекта ( реальные сроки начала и окончания работ, продолжительность, затраты,
загрузка сотрудников , процент выполнения работ и т.д.) Управление по проектам
актуализирует информацию в Системе управления проектами Project и формализует
ее в виде, представленном в Приложении “Управление проектом”, с целью
оперативного реагирования на отклонения от плановых показателей.
На данном этапе Руководитель Проекта совместно с
Управлением по проектам (а так же с привлечением специалистов Управления
качества и финансового управления) осуществляет следующие мероприятия: анализ
сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения
операций проекта директивным или запланированным. В случае невозможности
устранения причин, приведших к нарушению планов, разрабатывают предложения по
изменению плана – графика работ, перерасчете бизнес – плана. Руководитель
Управления по проектам информирует об этом Председателя Совета Директоров. В
случае положительного решения, руководитель проекта производит актуализацию необходимых
документов и предоставляет их в Управление по проектам. После проведения
экспертизы Руководитель управления по проектам информирует Председателя Совета
Директоров о готовности документов к рассмотрению Советом Директоров.
Анализ стоимости — определение соответствия фактической и
прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным, соответствие
реальных результатов показателям бизнес – плана, и в случае появления
отклонений от плановых показателей проводят анализ причин и разрабатывают
предложения по их устранению.
анализ качества — мониторинг результатов с целью их
проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей
устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта
подтверждение целей — процесс формальной приемки
результатов проекта его участниками и управление целями — корректировка целей проекта
по результатам процессов анализа;
анализ ресурсов — определение соответствия фактической и
прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также
анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.
учет исполнения — подготовка и распределение необходимой
для участников проекта информации с требуемой периодичностью
подтверждение качества — регулярная оценка исполнения
проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества
подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов,
предложений, заявок и т. д.
управление рисками — реагирование на события и изменение
рисков в процессе исполнения проекта;
6. Завершение Проекта
По достижении Проектом в своем развитии точки,
определенной, как критерий завершения Проекта руководитель проекта совместно с
Управлением по проектам организует подготовку итогового отчета «О
результатах работ в рамках проекта и реально использованных ресурсах” и
предложения по формам развития данного направления и передает их в Управление
по проектам. На основании данных материалов Управление по проектам готовит
аналитическую справку, целью которой является обобщение опыта реализации
Проекта и оценка возможности использования имеющейся информации в других
проектах.
Руководитель Управления по Проектам информирует
Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению их на
Совете Директоров с целью принятия решения о завершении Проекта.
По результатам обсуждения на Совете директоров
представленных материалов, принимается решение о завершении Проекта (“О
завершении Проекта”) в котором отражаются следующие моменты:
Достигнутые финансовые результаты
Реально использованные ресурсы
Форма дальнейшей реализации данного направления
деятельности (в т. ч. возможности по тиражированию проекта)
Направления использования полученной в ходе проекта
информации (напр. апробация новых технологий, новых программных продуктов и т.
д. )
Оценка работы рабочей группы Проекта
После принятия решения о завершении Проекта
Исполнительный секретарь Совета директоров закрывает “Архив документов проекта”
и передает его в службу безопасности для хранения.